ประโยชน์เครื่องทำลายเอกสาร มีมากมาย อาทิเช่น
- ลดปริมาณเอกสารที่ไม่จำเป็น เนื่องจากในขั้นตอนการใช้เครื่องทำลายเอกสารในการทำลายเอกสารได้คัดเลือกเอกสารที่มีอายุเกิน 5 ปีมาทำลาย (กฎหมายกำหนดให้ต้องเก็บเอกสารที่ใช้งานทางด้านกฎหมายในระยะเวลา5 ปี)
- ใช้พื้นที่ในการจัดเก็บเอกสารน้อยลง เอกสารที่ไม่สำคัญจะถูกนำไปทำลายเอกสารนั้นๆ
- พนักงานหรือเจ้าหน้าที่ทำงานได้อย่างสะดวกรวดเร็ว เพราะมีการจัดเก็บเอกสารเป็นอย่างดีมีระบบระเบียบ
- หน่วยงานเป็นระเบียบเรียบร้อย เนื่องจากมีระบบการจัดเรียงเอกสารที่ดี
- ประหยับงบประมาณในการจัดเก็บเอกสาร
ขั้นตอนในการทำลายเอกสารนั้นมีความสำคัญมาก ทั้งในแง่การรักษาความลับทางธุรกิจ และในทางกฎหมายเองก็ตาม หรือการรักษาสิ่งแวดสิ่งแวดล้อม ในประเทศไทยมีกฎหมายกำหนดให้ต้องเก็บเอกสารทางบัญชีในระยะเวลาถึง 5 ปี และโดยส่วนใหญ่เมื่อเอกสารมีอายุเกินกำหนด เอกสารเหล่านั้นก็จะถูกนำมาทำลาย ใน อดีตการทำลายเอกสารสำคัญคือการนำเอกสารมาเผาซึ่งส่งผลกระทบต่อสิ่งแวดล้อมเป็นอย่างมากมาย ทั้งในด้านเพิ่มมลพิษทางอากาศ และยังทำลายชีวิตสัตว์ต่างๆเช่น แมลงสัตว์ที่อยู่ในดิน เป็นต้น ปัจจุบันการทำลายเอกสารได้มีการพัฒนาขึ้นโดยการใช้เครื่องทำลายเอกสารเพื่อทำลายเอกสารที่สำคัญ
ขั้นตอนในการทำลายเอกสาร คือ
- ตรวจสอบเอกสารที่จะนำมาทำลาย ว่าเรายังต้องการใช้ประโยชน์อีกหรือไม่ เมื่อทำลายเอกสารแล้วเราจะไม่สามารถนำกลับมาใช้ได้อีก แต่ก็มีเอกสารบางประเภทเช่น เอกสารสำคัญทางบัญชี เอกสารแบบก่อสร้าง และต้นแบบเอกสาร ที่ยังสามารถใช้ประโยชน์ได้ดังนั้นเราจึงควรตรวจสอบให้แน่ใจทุกครั้งว่าต้อง การทำลายเอกสารนั้นๆหรือไม่
- แจ้งผลการสำรวจเอกสารที่จะทำลายให้หัวหน้า เพื่อรายงานปริมาณจำนวนเอกสารที่จะนำไปทำลายและจดบันทึกไว้ว่าเรานำเอกสารอะไร
- ชั่งน้ำหนักเพื่อตรวจสอบปริมาณเอกสารที่ใช้ทำลายในเครื่องทำลายเอกสาร เพื่อออกหนังสือรับรองการทำลายเอกสาร
- เริ่มกระบวนการทำลายเอกสารด้วยเครื่องทำลายเอกสาร
- นำเศษเอกสารที่ถูกทำลายเทออกจากถังรองเศษเอกสารเพื่อให้สะดวกในการใช้งานครั้งต่อไป